Ufficio segreteria generale e protocollo

Competenze

1. Area Affari istituzionali Segreteria generale (comprende l'attività deliberativa degli organi collegiali e monocratici istituzionali, commissioni consiliari, ufficio contratti) cura la predisposizione e attuazione dell'attività amministrativa istituzionale demandata alla segreteria comunale. Affari generali: Protocollo. Archivio. Gestione della rete telematica interna. Controlli interni.2. Organizzazione generale.L'attività di pianificazione e regolamentazione che interessa l'assetto organizzativo e la disciplina generale del personale. A titolo esemplificativo e non esaustivo, si citano: Regolamenti di organizzazione generale e atti pianificazione generale e telematica. Attività di reclutamento pubblico del personale.L'Ufficio Protocollo si occupa della ricezione e della spedizione di tutta la corrispondenza del Comune; in caso di consegna a mano, il rilascio della ricevuta è immediato e gratuito.Essendo dotato di un meccanismo informatizzato, è in grado di protocollare la posta in maniera informatica assegnando automaticamente, ad ogni documento, un numero progressivo del Protocollo Generale del Comune. In seguito, la posta viene scansionata e smistata agli uffici competenti.Smista inoltre la posta elettronica; l'utente potrà inviare all'indirizzo elettronico istituzionale, qualsisi tipo di corrispondenza e, qualora sia dotato di indirizzo di posta elettronica certificata, la sua e-mail avrà valore di raccomandata con ricevuta di ritorno, cosi come previsto dalla vigente normativa. Per comunicazioni di natura riservata, che chiunque voglia far pervenire direttamente agli Amministratori Comunali o ai Dirigenti, l'Ufficio Protocollo si fa da tramite; in tal caso, si raccomanda di scrivere sulla busta, in modo chiaro, che si tratta di 'COMUNICAZIONE RISERVATA E PERSONALE'; in questo modo, quando l'operatore del protocollo riceve della corrispondenza con tale dicitura, la stessa non viene aperta ma consegnata integra al diretto interessato. Protocollare un atto significa valutare a chi è destinato, timbrarlo e aggiungere il numero di categoria, classe e fascicolo e attribuirgli soprattutto valore legale. Presso lo stesso Ufficio è possibile anche ritirare gli atti depositati in Comune a seguito di mancata notifica.